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Überblick in Kürze

Es vergeht kaum ein Monat, in dem nicht eine Studie zum Wachstumsmarkt eProcurement heraus gegeben wird. Nahezu jedes Unternehmen hat einen Online-Shop. Die Bilder und Beschreibungen sind vom gedruckten Katalogen auf den Computerarbeitsplatz übertragen worden. Gleichwohl hat sich in den Abläufen wenig bis gar nichts geändert. Der tatsächliche Nutzen im Einkauf des bestellenden Unternehmens hält sich in Grenzen. Elektronische Bündelung von Nachfrage oder die Verbesserung der Beschaffungsprozesse als solche traten in Folge der Internet Euphorie in den Hintergrund. United Procurement ist eins der größten Beschaffungsnetzwerke Europas mit mehreren tausend Anwendern und somit die reale Umsetzung von Business Process Collaboration, also das Ergebnis des kontinuierlichen Verbesserns von Bestell- und Zahlungsprozessen bei der Beschaffung von indirekten Materialien;  ein gebührenfreier B2B-Marktplatz. Fokus ist dabei die Bündelung von Aufgaben, Technologie, Content und Prozessen. Der Aufwand, die Prozesse, Daten und Funktionen im jeweiligen Projekt zu implementieren wird somit beim Kunden minimiert.

United Procurement bietet Ersparnis in Zeit und in Folge daraus in Betriebs- und Anschaffungskosten, durch den Zugriff auf bereits erfolgreich getätigte Investitionen in B2B-Prozesse, B2B-Technologie und bestehende Lieferantenbeziehungen (SRM on demand), gekoppelt mit einem nachhaltigen Verständnis für eProcurement.

United Procurement ist eine strategische Technologie-Allianz führender Systemlieferanten mit dem Ziel, Ihrem Kunden im Bereich C-Artikel mehr als zwei Drittel  des C-Artikel-Bedarfs auf einem exklusiven, für den Kunden gebührenfreien Beschaffungsmarktplatz mit Hilfe von einfach zu handhabenden, also simplen IT-Systemen, anzubieten; direkt und ohne Zwischenhändler. Im Rahmen dieser Arbeitsgemeinschaft hat sich United Procurement zur Aufgabe gestellt bei Kunden und Lieferanten kontinuierlich die Beschaffungsprozesse zu verbessern.

Leistungsumfang

United Procurement stellt neben der Technologie, den Katalogen und Konditionen auch geprüfte kaufmännische Abläufe zur Verfügung und betreibt diese in eigenem oder im Namen des bestellenden Unternehmens. Erst der Leistungsabschluss und der abgestimmte Saldo aus Forderungen und Verbindlichkeiten definiert den Erfolg des Beschaffungsprozesses; gibt also Debitor und Kreditor die gewünschte Prozesssicherheit. Der Erfolg eines jeden Projektes definiert sich nicht über die Suche im elektronischen Katalog. Bis zu 60% aller zu beschaffenden Kleinartikel sind keine Katalogware und werden durch klassisches eProcurement gar nicht adressiert.

Rechnungskontrolle

Sie haben eine Unmenge an Kleinstbestellungen und demzufolge viele Rechnungen. Sie haben festgestellt, dass weniger das Blättern in bunten Katalogen die Prozesskosten bestimmt, sondern viel mehr das

  • den Rechnungen nachlaufen, um zu prüfen
    „Ist die Leistung erfüllt oder nicht“ ?
  • die Bestellabwicklung, also Rückfragen zur Bestellung an sich,
  • die Leistungsabnahme,
  • die Rechnungskontrolle und letzendlich
  • die Saldenabstimmung mit dem Lieferanten

machen neusten Untersuchungen zufolge fast 70% der Prozesskosten aus. Ein klassisches eProcurement System konzentriert sich also nur auf 30% der Prozesskosten und kann demzufolge wenig zum Return der Investition beitragen.  Die Frage "Soll das eProcurement System in einen Workflow mit den Lieferanten integriert sein" oder "allein im Raum, also ohne Anbindung an den Zahlungsprozess stehen", ist zu klären.

Einbindung der Rechnung - Rechnungskonsolidierung

Sie scannen die Rechnungen und sie sind somit vom Tisch; also das Prinzip „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Erfahrung aus den Projekten von United Procurement zeigen: Der geringste Teil der Rechnungsprüfung ist das Scannen. Dies ist ähnlich wie im Sachgebiet eProcurement. Der Katalog an und für sich ist zwar wichtig, aber: das Suchen des Artikels (analog dem Scan-Vorgang) benötigt die geringste Zeit im Prozess „von der Bedarfsformulierung bis zum Saldenausgleich“.